Jak przebiega autoryzacja w KSeF?

Autoryzacja w KSeF

W zewnętrznym systemie rządowym należy przeprowadzić uwierzytelnienie, aby uzyskać do niego dostęp i nadać go osobom trzecim. Gdy wygenerujemy token do łączenia się z KSeF, zadbajmy o to, aby nie miały do niego dostępu nieuprawnione osoby. Okazuje się, że KSeF autoryzacja może odbywać się za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wybór zależy od rodzaju firmy, która dokonywać będzie autoryzacji. Poza tym do dyspozycji mamy wspomniany token, czyli ciąg znaków alfanumerycznych generowany bezpośrednio z systemu. Do tokena z powodzeniem przypiszemy uprawnienia bez wskazywania danej osoby, dlatego jest to uniwersalna metoda autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur (nie trzeba podawać danych osobowych). 

KSeF bez kar w 2026 roku

Z pewnością KSeF kary to zagadnienie interesujące wielu przedsiębiorców. W tym wypadku Ministerstwo Finansów wskazuje, że rok 2026 upłynie bez żadnych kar za niedopatrzenia i błędy. Obowiązek korzystania z KSeF zaistnieje już za kilka miesięcy, a pierwszy rok będzie czasem przejściowym, gdzie firmy i biura rachunkowe będą bliżej zapoznawać się z działaniem programu. Od lutego 2026 Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla firm z rocznym przychodem powyżej 200 mln złotych, a od 1 kwietnia 2026 - dla pozostałych przedsiębiorców. Eksperci uważają, że harmonogram wdrożenia jest niezwykle ambitny. Pierwsze testy API mają ruszyć we wrześniu tego roku, natomiast testowa aplikacja ma być dostępna pod koniec listopada. Kiedy trzeba będzie uważać na kary w tym zakresie? Sankcje przewiduje się od stycznia 2027 roku i mogą one wiązać się z:

• Wystawianiem faktur w programie niespełniającym wymogi KSeF
• Opóźnionym przesyłaniem dokumentacji do systemu
• Brakiem zgodności ze schematem faktury

Pamiętajmy o tym, że wystawianie faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur zostanie potraktowane jako poważne naruszenie obowiązujących przepisów! Jak przygotować się do prawidłowego korzystania z KSeF? Kluczowymi działaniami są tutaj np. werfyikacja oprogramowania, ewentualna migracja systemu, kontakt z dostawcą oprogramowania, czy też działania edukacyjne (mailingi, webinary i konsultacje, które przygotują firmy na nadchodzące modyfikacje). 

Działalność nierejestrowana w KSeF

Co musimy wiedzieć w zakresie KSeF a działalność nierejestrowana? Działalność taka odznacza się pewnymi przywilejami odnośnie ograniczenia obowiązków podatkowych osoby prowadzącej. Konieczne jest zastanowienie się, czy działalność nierejestrowana w KSeF zostanie objęta takimi samymi korzyściami, jak teraz. Zgodnie z ustawą, podatnicy będą zobowiązani od 2026 roku  do wystawiania faktur strukturalnych w Krajowym Systemie e-Faktur. Ustawa Prawo przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej jako działalność wykonywaną przez osobę fizyczną, której przychody należne nie przekraczają w żądnym miesiącu 75% kwoty pensji minimalnej. Powyższa definicja mówi zatem o tym, że działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą, jednak ustawa o VAT wskazuje na własną definicję tego zagadnienia. W efekcie osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną na gruncie podatku VAT jest traktowana tak samo, jak podatnik tego podatku - podlega zatem pod regulacje związane z e-fakturami i odnoszące się do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. W takiej sytuacji uwierzytelnienie w systemie odbywać się może bezpłatnie za pomocą profilu zaufanego lub płatnie za pomocą podpisu kwalifikowanego (przedsiębiorca musi bowiem nabyć taki podpis). Warto na każdym kroku obserwować zmiany w zakresie przepisów o KSeF, aby być przygotowanym na różne sytuacje.